こんばんは、こんにちは、おはようございます。バーチャルTS娘の九条悠姫です。
本記事では『段取り』をすることの大切さをお伝えします。
みなさまは仕事を任されたときに段取りを確認してから仕事を開始していますか？
私の周りには段取りを確認しないどころか、段取りを組まないでプロジェクトが進行することが多くあります。
段取りを組まないことで作業が漏れが発生してしまったり、段取りを組んでいれば気づけたはずのことも気づかないということもあります。
段取りは『事前にミスになりそうなポイントを見つけ、作業を円滑に進めるための指標』となります。
なぜ段取りを組まないのか？
段取りを組むことはミスを少なくして作業を円滑に進めるために必要なことです。
しかし、私の周りの人は段取りを組まない人が多くいます。
段取りを組まない理由は以下の3つが大きいと思います。
- 自分の頭の中で段取りが組まれている
- 段取りを組まなくてもなんとかなってしまう
- 段取りを組んでいる時間がもったいない
段取りは組まなくてもなんとかなってしまうことが多いです。
ミスがあってもその場で修正してしまえばよいですし、仕事としては完了してしまいます。
しかし、円滑に進んだかというとそういうことではありません。
無意味な確認作業が何度も発生したり、同じ作業を複数人が同時に行ったりなど余計なことが多く発生します。
段取りを組まないことで発生する残業なども多々あります。
正直、段取りが取れない人と一緒に仕事をするのは私はおススメできません。
【段取りの組み方1】全体の工程を洗い出す
段取りの最初は全体工程を洗い出すことです。
小さな仕事だからを言って全体工程を作らない人も多いですが、仕事に大きいも小さいもありません。
工程を組むことでスタートからゴールまでに必要な内容を書き出すことは工程漏れをなくすとともに一緒に作業をしてくれる人との共通認識を生むこともできます。
全体の工程を組む際に大事なことは以下の3つです。
- スタートからゴールまでの工程をなるべく詳細に出す
- 自分ができる範囲と他人に任せる範囲を明確にする
- 期日を入れる
スタートからゴールまでの工程はなるべく詳細に出します。作業の抜け漏れ防止もありますが、自分が分からない箇所も明確にする意図もあります。
作業の中で詳細に書けない部分があるということは自分の力量ではその部分ができないということになります。
できない部分についてはできる人にお願いする、自分が勉強して今からできるようになるなどの対策をする必要があるので工程は詳細に書く必要があります。
次に役割を明確にするために自分ができる範囲を明確にします。
自分ができない範囲については他の人に頼む必要があります。他の人に頼む部分の工程については作業の内容が大雑把になってしまうこともありますが、完了したときの状況や成果物だけははっきりさせておきましょう。
最後に期日です。
たまに『作業にかかる時間を記載』ということを言ってくる人がいますが、一つ一つの作業にかかる時間を記載してもほとんど意味はありません。
大事なのは仕事が期日内に完了することです。
期日内に完了するためにはどの作業がどのタイミングで終わっていないといけないかという逆算をすれば期限の記入はそれほど難しいものではありません。
【段取りの組み方その2】他の人への作業依頼
全体工程の洗い出しが終わったら、他の人に任せる仕事を割り振りましょう。
他の人に作業を依頼する際のポイントは以下の通りです。
- 頼みたい仕事を完了させる力量があるか
- 依頼する作業が期間内に終わらせられるか
- 依頼する作業よりも優先する作業がないか
力量もないのに仕事だからと受けてしまう人は結構います。
力量を測るには普段からのコミュニケーションと過去の実績から判断するしかありません。
能力が不足していると感じるのであれば細かい進捗確認であったり、リカバリーのための余裕期間などを設ける必要があります。
あとは別の作業とのバランスも確認する必要があります。
依頼したい作業よりも優先して動いている仕事はないか、同時に作業してもらっても問題ないかなどを判断する必要があります。
もし、判断が難しいようであれば上司を含めて仕事のバランスを取ることを意識することをおススメします。
【段取りの組み方その3】段取りの見直し
仕事が終わったあとは段取りの見直しをすることをおススメします。
どれだけ入念に段取りを組んだとしても小さなミスやヒヤリハットは付き物です。
仕事が終わったあとは段取りの見直しをすることを心掛けることをおススメします。
段取りの見直しは以下の3つのポイントを押さえることです。
- 工程は過不足なかったか
- 他人に任せた作業は適切だったか
- 期間の設定は適切だったか
工程に関しては次に同じような仕事が入った場合にミスが出ないよう工程の内容を保管して、次にも使えるようにしておきます。
可能であれば工程内容をチームや部門で共有できる状態にしておくのが望ましいです。
他の人への作業が適切でなかった場合は能力なのか、期間だったのかによって話が変わってきます。
能力が足りなかった場合は次回までに能力を補う方法を考えます。
自身で勉強をしたり、教育体制を作るなど手段は有用です。
期間の問題だった場合は期間を増やして対応したり、フォローのタイミングを考え直すということが有効です。
最後に全体の工程期間の見直しです。
仕事が期間内に終わらなかった場合はムリな工程はなかったか、確認するポイントは適切だったかなどを確認していきましょう。
さいごに
段取りを作ることは作業の効率化にとって重要です。
私も最初は段取りを作らず、勢いで仕事に取り組んでいましたが、大きな仕事になるにつれてミスや作業漏れが多くなる時期がありました。
仕事の開始が多少遅れてしまうかもしれませんが、段取りを決めることで自分も他の人も気持ちよく作業できる環境が整うと思うので参考にしてみてください。
