【会社員必見！！】無駄な会議を失くしたり、時短する方法

この記事を読んで欲しい人)

この記事では無駄な会議を失くしたり、時短したりする方法についてお話をして行きます。

会社に勤めていると一日に何回も会議や打ち合わせをしている人も多いはず。私は一番多い時で1時間の会議を1日に6回も7回もしている時期がありました。そんな時に何度も思ったのが『この会議って本当に必要かな？』ということです。

その後、様々な工夫を模索して成功した経験/失敗した経験から本当に必要な会議だけを実施する方法をお話します。

会議の本質は『決める』こと

会議を行う環境で発生しやすいのが『何も決定しない会議』が多くなっていることです。

確かに会議は意見交換をする場という側面もありますが、『意見交換をした結果何も結論が出ませんでした』というのはその時間をただ無駄に過ごしてしまったということに他なりません。

会議で一番大事なことは結論を出すことです。結論は具体的に『時間』と『成果物』を確定することです。

会議が終わった後に決まっていること）

会議を始める前には結論を用意しておくことで会議をスムーズに進めることができます。

結論が決まっていれば結論に向かって会話を進めるように進行を行うことで余計な相談事などをしない分短時間で会議を終わらせることが可能です。

結論が決まっていないと最終的なゴールや落としどころがあいまいになってしまい、結果できに何も決まらない内に会議が終わってしまうということが起きてしまいます。

また、最終的なゴールとなる結論は最低でも2パターン、可能であれば3パターン用意しておくことをオススメします。

結論が1つだけだと結論に到達できないという状況になったときに代案がなく、会議が止まってしまいます。方向転換が可能な案が複数あることで会議で物事を決めるというゴールに到達しやすくします。

会議を始める前の準備)

尚、複数の案を用意していても会議がゴールに辿りつかないこともあります。このような場合は前提条件から間違ったことが多いので何のための会議だったのかをもう一度検討するため、その会議は一旦中断させてしまうのが得策です。

私が無駄だと感じる会議の特徴に『参加する人数が多すぎる会議』があります。

参加人数が多くなれば意見もたくさん出るという方がいらっしゃいますが、個人的にはたくさんの人がいることで意見が発散してしまうことが多いと感じます。

また、参加人数が多くなると参加者の中で自分の担当外の話になってしまうと注意が散漫になってしまい、別の作業を始めてしまうような人も多く出てきてしまうという印象です。

それでは会議に最適な参加人数についてです。個人的な意見になってしまいますが、参加人数は3名から5名程度が最適です。

会議の参加者）

会議を設定する際に予定の時間を設定すると思います。大抵の場合は30分から1時間程度の時間を設定すると思いますが、会議の時間に縛られ過ぎないことが重要です。

例えば会議時間を30分に設定して、結論まで15分で到達してしまった場合、余った時間で雑談のような余計な話をしていないでしょうか。余った時間を利用して別の作業を行えるなら残りの15分は余計な雑談などをせず次の作業に移ってしまうようにしましょう。

余計な会話をせずにスムーズに次の作業に移れればその分時間を有効的に活用することができます。

今回は無駄な会議を失くしたり、時短する方法についてお話しました。

世の中には『会議をすること』が仕事になっている人もいるようなのですが、会議は成果物が作成されない業務中の一つのタスクでしかありません。

仕事は成果物に対して対価としてお金を貰うことです。成果物が生成されない会議は出来るだけ行わないのが、効率的に業務をする上では大切なことです。