こんばんは、こんにちは、おはようございます。バーチャルTS娘の九条悠姫です。
今回は『ムダな会議をしないコツ』についてお話します。
仕事をしていると「今の会議は何だったんだろう？」と思う場面に会うことがあります。
1時間もかけて何人も集まって話をしたはずなのに何も決まらなかった会議を経験したことがある人も多いはずです。
「会議をするな」とは言いませんがせっかく時間を使って話合いをするのですから、疑問や悩みがなくなったり、仕事を最適化できたりと有意義な時間にしたいものです。
会議の目的を忘れていませんか？
会社員になると会議を0にすることは不可能に近いです。
情報を共有する会議、新企画を進めるための会議、お客様とプロジェクトを進めるための会議。
会議と言っても実施する形態や決定する内容、進め方も様々です。
しかし、会議の本質は一つしかありません。
会議の本質は『何かを決定する場』です。
『プロジェクトをこのまま進めていいかどうかを判断する』、『企画の方向転換を決める』、『次のアクションプランを決める』など会議の本質は決定することにあります。
それなのにも関わらず、ダラダラと説明をした先に「それでどうしたいの？」という反応をしてしまうのは良くない会議の典型例です。
会議をムダにするということは自分だけでなく、他の人の時間も奪ってしまい、全体の生産性の低下につながります。
正直、私の周りではこの本質を理解していないただの話し合いの場となってしまっている会議が多数存在しています。
【ムダな会議をしないコツその1】会議のシナリオを準備
私は会議の前に必ず「アジェンダは？」と確認をします。
自分が開催をする場合は会議招集の案内とともにアジェンダと決めるべきことを合わせて送ります。
アジェンダとは会議のシナリオ(話す内容)です。
正直、会議の出来はアジェンダによって決まります。
アジェンダがよければ話が横道に外れて時間を浪費してしまうことはありませんし、結論もまとまりやすくなります。
逆にアジェンダが悪かったり、そもそも無いような会議には参加する必要はないと思っています。
アジェンダがまとまっていないということは話したい内容が決まっていない、もしくはその場の雰囲気で話をしてしまい、何も決まらないことが多いからです。
それではアジェンダには何を盛り込めばよいのでしょうか？
私がアジェンダを作るときに気を付けている点は以下の通りです。
会議はアジェンダ通りに進めば基本的にムダになることはありません。
アジェンダ通りに進まないと思った場合は会議をその場で中断すればムダな時間を消費することも減ります。
【ムダな会議をしないコツその2】決定者を必ず同席させる
会議がムダになりやすいパターンとして『決定者が不在』ということがあります。
『決定者のいない会議が存在するのか？』と疑問に思われた人もいるかもしれません。
しかし、実際に決定者のいない会議は多く開催されています。
それでは『決定者』とはどのような人のことなのでしょうか？
私が会議を設定する場合は必ず以下の決定者を参加させます。
10人とかの単位で会議を始めてもお金の権限を持っている人が参加していない会議を進めて決済が下りずに会議をしたことがムダになると時間x10人分の時間を損したことになります。
同じようにプロジェクトの進行にSTOPが掛かってしまっても同じように時間を浪費してしまうことになります。
自分がお金やプロジェクト進行の決定権を持っていない場合は必ず『決定者』に参加してもらって、その場で進むか止めるかの判断をしないとムダな会議になってしまいます。
【ムダな会議をしないコツその3】自分なりの結論はあらかじめ準備
会議を開催する場合でも出席する場合でも『自分なりの結論はあらかじめ準備する』ことをおススメします。
一番簡単なのは2つの選択肢を用意して、それ以外の場合は仕切り直しにするという結論を準備することです。
細かい指摘があったとしても2つの選択肢どちらかの方向に向かうのであれば問題ありませんし、全然別の案が出てきた場合は一度会議を解散した方が結果としてよいものを導きやすいからです。
例えばA案の場合はB案より、どのようなメリット/デメリットがあるのかを説明できるように準備しておけばどちらの案が採用されたとしても対応することは可能です。
A案、B案以外の案が急に出てきて、その案が採用されそうな場合は『準備ができていないので再考させてください』と会議を一旦終了させてしまえばよいのです。
準備不足の案をそのまま進めると段取りが組めず、矛盾点が起きやすく、予期せぬ事が発生しやすくなってしまうからです。
また、結論を出せていない場合は準備した選択肢への理解不足ということで何も決定しないまま会議が終了してしまうこともあります。
結論が出ない会議ほどムダなものはないので会議は結論がある状態で参加することをおススメします。
さいごに
会議のコツを覚えると回数と時間の節約が簡単になります。
時間的な余裕が生まれれば、その分他の仕事に時間を使えますし、トラブルが発生したとしても対応が容易になることがあります。
仕事をしている時間は一緒でも使い方が変われば、生産性や効率が全く別の物になるのでぜひ今回の会議のコツを参考にしていただければと思います。
